Тихон Гулевичук
До 1 грудня 2026 року українським підприємствам варто завершити перевірку військово-облікових даних працівників і провести їх звірку з відповідними територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки. Йдеться про відомості щодо призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які перебувають у трудових відносинах з організацією. Така робота є частиною обов’язків роботодавця у сфері ведення персонального військового обліку та має проводитися відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України № 1487.
Для підприємства це не просто формальне оновлення списків. Від правильності даних залежать своєчасне оповіщення працівників, оформлення документів, бронювання військовозобов’язаних і взаємодія з ТЦК. Помилки в адресі, прізвищі, даті народження, військово-обліковій спеціальності або статусі працівника можуть призвести до необхідності повторного подання документів і додаткових пояснень.
Роботодавцю слід заздалегідь визначити відповідальну особу, перевірити актуальність списків персонального військового обліку та скласти внутрішній графік звірки. Якщо на підприємстві працює значна кількість військовозобов’язаних, перевірку краще проводити поетапно, щоб виявити неточності до встановленого строку, а не в останні дні перед зверненням до ТЦК.
Які відомості та документи потрібно перевірити
Перший етап роботи — зіставлення даних у списках підприємства з військово-обліковими документами працівників. Для цього кадрова служба або інша відповідальна особа перевіряє паперові документи, а також електронні військово-облікові документи, сформовані за допомогою державних електронних сервісів. Документ має бути чинним і сформованим на дату, яку підприємство визначило для проведення внутрішньої звірки.
Особливу увагу варто звернути на правильність написання прізвища, імені та по батькові, дату й місце народження, громадянство, зареєстроване та фактичне місце проживання, номер телефону, сімейний стан, освіту, посаду і місце роботи. Також необхідно перевірити дані військового обліку: категорію обліку, військове звання, військово-облікову спеціальність, склад, придатність до військової служби, реквізити військово-облікового документа та інформацію про перебування на обліку в конкретному ТЦК.
Якщо працівник має право на відстрочку або бронювання, доцільно окремо перевірити чинність відповідних відомостей і документів. Зміна місця проживання, сімейного стану, стану здоров’я, посади або інших персональних даних повинна бути відображена в обліковій інформації. Не варто автоматично вважати актуальними старі копії документів, які зберігаються в кадровій справі.
Виявлені розбіжності потрібно зафіксувати та повідомити про них працівника. У разі необхідності він має надати оновлений документ або уточнені відомості. Після отримання підтвердження відповідальна особа вносить зміни до списків персонального військового обліку та інших внутрішніх документів. Виправлення рекомендується здійснювати без невмотивованих затримок, а виявлені невідповідності — усунути у встановлений п’ятиденний строк.
Підприємству також важливо перевірити, чи включені до списків усі працівники, які підлягають військовому обліку. Окремий контроль потрібен щодо новоприйнятих співробітників, працівників, які перевелися на іншу посаду, осіб, які змінили місце проживання, а також тих, хто звільнився. Дані про кадрові зміни мають своєчасно відображатися у військовому обліку.
Порядок проведення звірки з ТЦК
Після внутрішньої перевірки роботодавець переходить до звірки з територіальними центрами комплектування, у яких перебувають на обліку працівники підприємства. Загальний порядок залежить від кількості працівників, місця їхнього військового обліку та технічної можливості провести обмін даними в електронній формі.
За наявності відповідних технічних умов процедура може здійснюватися через державні електронні системи. Водночас електронний формат не скасовує обов’язку підприємства попередньо перевірити документи та переконатися, що інформація в системі відповідає фактичним даним працівників. Якщо електронна звірка неможлива або не охоплює необхідні відомості, документи подаються в установленому паперовому порядку.
У такому разі роботодавцю може знадобитися підготувати два примірники витягів зі списків персонального військового обліку, а також копії або роздруківки військово-облікових документів працівників. Документи мають бути сформовані належним чином, містити актуальні відомості та бути підготовленими окремо за тими ТЦК, з якими проводиться звірка.
Звірка здійснюється не лише з центрами, де перебувають на обліку конкретні працівники. Підприємству також необхідно врахувати вимоги щодо взаємодії з ТЦК, на території відповідальності якого воно розташоване. Для цього застосовується окремий графік. Дату та спосіб проведення процедури бажано погодити заздалегідь, адже наприкінці строку навантаження на відповідні установи може зрости.
Результати звірки потрібно належно оформити та зафіксувати в журналі обліку результатів перевірок. У документах варто зазначити дату проведення процедури, перелік перевірених відомостей, виявлені розбіжності, спосіб їх усунення та дані відповідальної особи. Якщо частину питань не вдалося вирішити одразу, це також доцільно відобразити в журналі із зазначенням подальших дій.
До завершення перевірки підприємству бажано сформувати внутрішню папку або електронний архів із підтвердженнями проведених дій. У ньому можуть зберігатися графік звірки, копії поданих документів, листування, підтвердження прийняття матеріалів і відомості про виправлення даних. Такий підхід допоможе підтвердити виконання обов’язків під час перевірки.
Відповідальність роботодавця та практичний чекліст
Порушення правил ведення військового обліку може спричинити адміністративну відповідальність посадових осіб підприємства. Зокрема, відповідні санкції передбачені статтею 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення. В умовах особливого періоду розмір штрафу може становити від 34 000 до 59 500 гривень. Ризик відповідальності виникає не лише через повну відсутність обліку, а й через несвоєчасне подання відомостей, невиконання вимог щодо звірки або зберігання неактуальних списків.
Щоб підготуватися до грудневого строку, підприємству варто пройти кілька послідовних кроків. Спочатку потрібно призначити відповідальну особу та перевірити наявність внутрішнього наказу про організацію військового обліку. Далі слід актуалізувати списки працівників, зіставити їх із військово-обліковими документами та окремо перевірити нових співробітників і осіб, щодо яких відбулися кадрові зміни.
Наступним кроком є формування переліку розбіжностей і отримання від працівників оновлених документів або пояснень. Після цього вносяться виправлення до облікових даних, готуються витяги зі списків і копії необхідних документів. Завершальний етап — погодження дати звірки з відповідним ТЦК, подання матеріалів у визначеному форматі та внесення результатів до журналу.
Не слід відкладати цю роботу на кінець листопада. Частина працівників може перебувати у відпустці, на лікарняному або у відрядженні, а для отримання нових військово-облікових документів іноді потрібен додатковий час. Ранній початок перевірки дає змогу спокійно виправити помилки, повторно подати документи за потреби та підтвердити виконання вимог до 1 грудня 2026 року.
Головне завдання роботодавця — забезпечити актуальність військово-облікових даних, документально підтвердити проведення звірки та не допустити розбіжностей між інформацією підприємства і відомостями ТЦК. Системна підготовка допоможе зменшити адміністративні ризики й забезпечити належне виконання підприємством обов’язків у сфері військового обліку.